Papierlose Rechnungsbearbeitung mit e-Billing

Ja. e-Billing ist sicherer als viele der bisherigen Methoden des manuellen Übertragens und Empfangens von Buchhaltungsdokumenten. Wir nutzen eine Kombination aus digitaler Signatur und leistungsfähiger Verschlüsselungstechnologien zum Schutz Ihrer Rechnungsdaten.

Ja. Unser System ist konform mit den EU relevanten Bestimmungen und der deutschen Umsatzsteuergesetzgebung.
Beachten Sie bitte auch die jüngst vom Deutschen Bundestag verabschiedete Neuregelung zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung.

Fragen und Antworten vom BMF Bundesministerium für Finanzen und ein Rundschreiben des DSLV Deutscher Speditions- und Logistikverband e.V. können Ihnen hier als Entscheidungshilfe dienen.

Ja. Unser e-Billing System kann in allen größeren Buchhaltungsprogrammen integriert werden, und es kann leicht in viele Standard ERP Systeme oder auch Eigenentwicklungen eingebunden werden.

Nein, für den Erhalt von DHL Express e-Billing Rechnungen entstehen Ihnen keine Zusatzgebühren.

Die Rechnung im PDF Format verfügt über eine digitale Signatur (AES = "Advanced Electronic Signature"). Diese qualifizierte elektronische Signatur garantiert durch ihre mit Zertifikat belegte Technologie, dass diese Rechnung:  

a) von DHL Express ausgestellt worden ist, und  
b) seit Erstellung nicht verändert worden ist

Speichern Sie die Rechnung elektronisch als PDF Format. Die erweiterte elektronische Signatur beweist, dass es sich um eine Originalrechnung von DHL handelt.

Dann können Sie:

1. diese Rechnung in gleicher Weise bezahlen, wie Sie dies auch bisher mit Papierrechnungen tun.
2. durch Herunterladen der Rechnung im CSV oder XML oder ebXML Format (für ebXML müssen Sie einen entsprechenden Reader bereits installiert haben) diese dann in Ihr Buchhaltungssystem importieren, oder
   
3. durch Herunterladen der Rechnung im CSV Format anschließend diese dann mit Excel bearbeiten. (siehe: Anleitung CSV-Download und EXCEL-Import)
   
4. auch eine für Ihre individuelle Bedürfnisse maßgeschneiderte Rechnungsdatendatei selbst erzeugen (siehe: Anleitung ESD Enhanced Search & Downloads)
5. die von DHL angebotenen DOWNLOAD STANDARD CSV Datenfelder in Umfang und Inhalt mit Ihren aktuell im Vertrag vereinbarten Preiskomponenten abgleichen und auswerten (siehe: CSV Datenaufbau e-Billing)

DHL Express bietet ein Online Archiv mit 12 Monaten Archivierung. Das Online-Archiv wird aufgebaut, beginnend mit der erstmalig elektronisch erhaltenen Rechnung. Zuvor noch in Papierform erhaltene Rechnungen können allerdings nicht nachträglich im Online-Archiv verfügbar gemacht werden.

Sie können Änderungen der Sprachauswahl sowie Ihr Passwort für e-Billing online ändern (siehe Auswahlfeld 'Mein Profil').

Für das Ändern oder Löschen von Daten wenden Sie sich bitte an die im 'Kontakt' angegebene E-Mail-Adresse (esolution.support@dhl.com).

Klicken Sie bitte das Auswahlfeld 'mein Profil' an, und wählen Sie dort die Ihnen zugeordneten Kundennummern aus, für die Sie zusätzliche Nutzer hinzufügen wollen. Anschließend müssen Sie das Auswahlfeld 'Speichern' betätigen um Ihre Änderungen im System zu hinterlegen.

Nein. Sie benötigen keine gesonderte Software oder Hardware, um von DHL Express Rechnungen elektronisch empfangen zu können.
 
Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihre Internet-Einstellungen bei 'Spam/Junk Filter' E-Mails der folgenden Adresse nicht blockieren: rechnung.de@dhl.com

Diese Kundenlösung wurde so konzipiert, dass diese mit dem Internet Explorer 6.0 und aufwärts, sowie der Adobe Version 7 und aufwärts, kompatibel ist.

Seit Januar 2010 müssen alle e-Rechnungen den umsatzsteuerlichen Anforderungen des Landes entsprechen, in welchem der Leistungsempfänger (Sie, als DHL Express Kunde) umsatzsteuerrechtlich registriert ist.

"Electronic Invoice Presentment and Payment (EIPP)" ist ein System, innerhalb dem Rechnungen, Gutschriften und andere Buchhaltungsdokumente den Kunden in elektronischer Aufbereitung via Internet bereit gestellt werden.

Zurzeit müssen Sie weiterhin die bestehenden Wege der Anfrage nutzen. Die Funktion für Online-Anfragen wird zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert.

Zurzeit müssen Sie Ihre Rechnungen weiterhin so begleichen, wie Sie das aktuell bei Ihren Papierrechnungen handhaben. Die Online Bezahlung wird zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert werden.

Gehen Sie zur e-Billing Internetseite und laden Sie die Rechnung im PDF Format herunter, um die elektronische Signatur zu erlangen. Eine elektronische Rechnung ist durch ihre hochentwickelte digitale Signatur einzigartig und kann deswegen beliebig oft heruntergeladen werden. Wegen dieser Einzigartigkeit kann bei Rechnungskopien auf die Kennzeichnung mit dem Wort 'Duplikat' verzichtet werden.

Innerhalb der EU und Deutschland wird gesetzlich eine hochentwickelte elektronische Signatur verlangt (AES = "Advanced Electronic Signature"), um diese Rechnung rechtskonform zu machen. Die AES ist eine Art elektronischer Authentifizierung, angehängt an die zu signierenden Daten. Diese AES ist einzig und allein dem Unterzeichner (=DHL) zugeschrieben, und kann diesen somit eindeutig identifizieren. AES wird mit Nutzung von Hilfsmitteln erzeugt, damit der Unterzeichner (= DHL) in der Lage ist, Änderungen unter seiner Kontrolle durchzuführen; diese ist derart mit den Daten fest verbunden, dass jegliche Änderung von Daten nachweisbar ist. Es ist auf der Rechnung im PDF Format somit visuell ersichtlich.

• SENDEN = Ihre Rechnung wurde verarbeitet und wird Ihnen aktuell gerade übertragen
• SENDEN FEHLGESCHLAGEN = Bei der Übermittlung ist ein Problem aufgetreten, und Ihre Rechnung konnte Ihnen nicht zugestellt werden
• GESENDET = Ihre Rechnung wurde erfolgreich übertragen

Bitte klicken Sie auf unten aufgeführten Downloadlink "Validation Signature" zum Herunterzuladen einer Kurzanleitung (mit Adobe Acrobat Reader erstellt), die Ihnen erklärt, wie die digitale Signatur auf der PDF Rechnung überprüft werden kann. Wenn Sie im e-Billing eine Rechnung auswählen, können Sie über das Auswahlfeld auch die für diese Rechnung beigefügte digitale Signatur beliebig oft als PDF herunterladen.

Für die Abmeldung wenden Sie sich bitte an die im 'Kontakt' angegebene E-Mail Adresse (esolution.support@dhl.com) und teilen Sie uns bitte alle bisher für Sie registrierten DHL-Kundennummern mit, die nicht mehr am e-Billing Verfahren teilnehmen sollen.

Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an die im 'Kontakt' angegebene E-Mail Adresse (esolution.support@dhl.com) und beschreiben Sie kurz, bei welcher Aktion im e-Billing-System (Registrierung, Passwort Erneuerung, Hinzufügen neuer e-billing-Nutzer, erfassen von Reklamationen, Ansicht von Rechnungen, Anforderung Kopien, etc.) der Fehler aufgetreten ist. Weiterhin wichtig ist die Angabe der Kundennummer, Rechnungsnummer und bei welcher E-Mail Adresse der Fehler aufgetreten ist, damit rasch eine Fehlerbeseitigung eingeleitet werden kann.