10.12.2010: DHL Global Forwarding Germany - Cargo Update

Mit den vereitelten Paketbombenanschlägen und den dadurch sichtbar gewordenen Möglichkeiten der Umgehung der sicheren Lieferketten hat das Thema Luftfrachtsicherheit  in der öffentlichen Diskussion stark an Bedeutung gewonnen. Das Luftfahrt-Bundesamt hat in den vergangenen Wochen seine Kontrollen massiv verstärkt und rechnet in Kürze mit einer Personalaufstockung von bis zu weiteren 450 Mitarbeitern im Bereich Luftfrachtsicherheit.

Mit dieser Diskussion sind auch die "bekannten Versender" in den Fokus der Kontrollen  geraten. Mehreren Versendern in Nordrhein-Westfalen wurde der Status des "bekannten Versenders" entzogen und deren Sicherheitserklärungen gegenüber den reglementierten Beauftragten als nichtig erklärt. Diese müssen daher ihre Export-Luftfracht zunächst Sicherungsmaßnahmen unterziehen bevor diese auf ein Flugzeug verladen werden darf. Besonders im Bereich der Zugangskontrollen wurden gravierende Mängel festgestellt. So konnten die behördlichen Auditoren ungehindert Betriebsgelände und Gebäude betreten, ohne angesprochen oder aufgehalten zu werden. Weitere Mängel wurden im Bereich der manipulationssicheren Verpackung und der Schulung der Mitarbeiter festgestellt.

Schwerpunkte der Kontrollen waren und werden weiterhin sein:

• Zugangstests zu den Betriebsstätten sowie Bürogebäuden
• Einhaltung der Sicherheitsanforderungen gemäß unterzeichneter Sicherheitserklärung (hier besonders: Verpackung und Mitarbeiterschulung)
• Laufende Aufsicht im Bereich der Frachtabfertigung

Bitte stellen Sie sicher, dass die Bereiche Büro und Betrieb, in denen Export-Luftfrachtsendungen und begleitende Papiere bearbeitet werden, nur Befugten und geschultem Personal zugänglich sind. Dies ist dauerhaft sicherzustellen, da es in den unangekündigten Kontrollen durch das LBA regelmäßig bemängelt wurde.

Als weiteres Ergebnis der vereitelten Paketbombenanschläge haben US-amerikanische und britische Sicherheitsbehörden Regularien erlassen, die vorrangig die Luftfahrtunternehmen und reglementierten Beauftragten betreffen, aber auch Auswirkungen auf "bekannte Versender" haben.

So ist es mittlerweile wichtig, die Warenbeschreibung Ihrer Export-Luftfracht so genau wie möglich zu treffen. Allgemeine Bezeichnungen wie "electricals" oder "medicals" werden nicht akzeptiert und führen dazu, das Ihre Fracht als "elevated risk cargo" (Fracht mit erhöhtem Sicherheitsrisiko) klassifiziert werden muss und weiteren Sicherungsmaßnahmen unterzogen wird, die die Laufzeit Ihrer Sendungen erheblich beeinflussen und zu zusätzlichen Kosten führen. Zur Vermeidung von Verzögerungen und zusätzlichen Kosten sind die Waren bestmöglich zu deklarieren.

Im Anhang dieses Cargo Updates finden Sie ein Dokument, das Sie bitte einmalig für Ihre Luftfracht-Export-Sendungen in die USA und nach Großbritannien unterzeichnen und an uns übermitteln. Es bestätigt, dass die von Ihnen verschickten Waren weder aus dem Jemen oder der Republik Somalia kommen, noch sich dort im Transit befunden haben und das Ihre Sendungen keinerlei Tinten- oder Tonerkartuschen enthalten, die ein Gesamtgewicht von 500g überschreiten.

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige Niederlassung der DHL Global Forwarding GmbH.

Der Eingangs erwähnte Sachverhalt der schärferen Kontrollen, die nun auch Sie als "bekannten Versender" betreffen, erfordert es, das Thema der zentralen Registrierung als "bekannter Versender" über das Luftfahrt-Bundesamt ein weiteres Mal aufzugreifen.

Mit Beendigung der Übergangsfrist am 25.03.2013 verfallen alle heute gültigen Sicherheitserklärungen, die Sie mit einem reglementierten Beauftragten gezeichnet haben. In der derzeitigen politischen Debatte um die Luftfrachtsicherheit wird bereits eine Verkürzung dieser Übergangsregelung ernsthaft in Erwägung gezogen, so dass wir Ihnen nochmals raten:

Setzen Sie sich frühzeitig mit der Entscheidung über eine zentrale Zulassung als "bekannter Versender" über das LBA auseinander.

Andernfalls werden Ihre Luftfracht Exporte zukünftig als "unsicher" klassifiziert und zusätzlichen Sicherungsmaßnahmen unterzogen (z.B. Röntgen), bevor sie auf ein Flugzeug verladen werden. Dies wird zu zusätzlichen Kosten und Laufzeitverlängerungen führen, die durch Ihr rechtzeitiges Handeln vermieden werden können.

Für einige wenige Sendungen im Jahr muss dies nicht unbedingt notwendig sein. Bedenken Sie bitte, dass weite Teile des Sicherheitsprogramms auch für den AEO-S (oder -F) gefordert werden. Die Herausforderung zur Sicherung wird vermutlich nur hinausgezögert.

Sollten Sie sich für eine schnelle Registrierung entscheiden, reichen Sie per Post einen formlosen, im Original unterschriebenen Antrag an das Luftfahrt-Bundesamt ein. Dem Antrag sind die Adressen der Betriebsstätten beizufügen, für die Sie die Registrierung beantragen, sowie der Hinweis, ob Sie bereits eine Zertifizierung zum zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten (AEO) besitzen. Zeitgleich zur Einreichung des formlosen Antrags sollte das Muster für ein "bekannte Versender" Sicherheitsprogramm beim Luftfahrt-Bundesamt angefordert werden. Das Muster erhalten Sie nach Einsendung der unterschriebenen Verpflichtungserklärung an folgende E-Mail-Adresse: bekannteversender@lba.de. Die Verpflichtungserklärung können Sie an dieser Adresse herunterladen: Link

Die im Muster des "bekannten Versender" Sicherheitsprogramms vorgegebenen blauen Texte sind durch Ihre unternehmensspezifischen Angaben zu ersetzen und dienen Ihnen zum Teil als Hilfestellung zur Beschreibung Ihrer betrieblichen Abläufe. Die in schwarzem Text gehaltenen Informationen sind für Sie unveränderlich und stellen feste Inhalts-, Form- und Umsetzungsvorgaben dar. Neben der Abbildung Ihrer unternehmensspezifischen Abläufe soll das "bekannte Versender" Sicherheitsprogramm Ihnen ermöglichen, sich auf die Sicherheitsanforderungen einzustellen, bevor Sie einer behördlichen Vor-Ort-Kontrolle unterzogen werden.

Folgende Punkte sind bei der Erstellung Ihres unternehmensspezifischen "bekannte Versender" Sicherheitsprogramms unbedingt zu erfüllen:

• Ernennung eines Beauftragten für die Luftfracht-Sicherheit in Ihrem Unternehmen, sowie weiterer Sicherheitsbeauftragter in jeder Ihrer Betriebsstätten
• Schulung der Beauftragten für Sicherheit in Ihrem Hauptsitz sowie weiteren Betriebsstätten, sowie Beantragung der Zuverlässigkeitsüberprüfung nach §7 Luftfrachtsicherheitsgesetz für diese Mitarbeiter
• Detaillierte Schilderung ihrer Produktionsprozesse hinsichtlich physischem und dokumentarischem Zugang, speziell für Waren, bei denen der weitere Transportweg über die Luftfracht abgewickelt wird (identifizierbare Luftfracht)
• Bereitstellung der Gebäude- sowie Büropläne mit schwerpunktmäßiger Verdeutlichung der Zutrittsmöglichkeiten und -kontrollen

Prozesse die von Ihnen nicht durchgeführt werden, aber im "bekannte Versender" Sicherheitsprogramm vorgegeben sind, müssen von Ihnen explizit verneint werden.

Nach Fertigstellung des "bekannte Versender" Sicherheitsprogramms ist dieses beim Luftfahrt-Bundesamt in Printform und in digitaler Form auf CD einzureichen.

Das Luftfahrt-Bundesamt wird Ihr "bekannte Versender" Sicherheitsprogramm auf inhaltliche Ergänzungen hin überprüfen, sowie durch ein Vor-Ort-Audit in den Betriebsstätten die Ihrem Sicherheitsprogramm zugrundeliegenden Prozesse verifizieren.

Sollte das Luftfahrt-Bundesamt nach Prüfung Ihres Sicherheitsprogramms und nach Auditierung Ihrer Betriebsstätten keine weiteren Beanstandungen haben, so erhalten Sie eine bV-Nummer, unter der Sie in der EU-Datenbank für zugelassene "bekannte Versender" und reglementierte Beauftragte geführt werden. Mit der Aufnahme in diese für reglementierte Beauftragte zugängliche Datenbank ist die Gültigkeit des bV-Status gegeben.

Die aktuellen Gesetze und Verordnungen schreiben mindestens ein jährliches internes Audit Ihrer Betriebsstätten vor. Das Ergebnis dieses Audits ist in sogenannten Checklisten festzuhalten, die auf Nachfrage der Behörde vorzulegen sind.