Aktuelles

10.02.2025 - Aktualisierung / Entsperrung des GKP-Benutzers zur Nutzung von Proactive Reports

Um die Bereitstellung von Proactive-Reports weiter sicherzustellen, bitten wir Sie, eine Personalisierung Ihres Benutzers durchzuführen.

Wie finden Sie den durch uns angelegten Benutzer?

Als GKP Kundenadministrator Ihres Unternehmens können Sie den durch uns angelegten Benutzer im Post & DHL Geschäftskundenportal (GKP) über den Bereich "Benutzer verwalten" Ihres persönlichen Menüs aufrufen (Drop-Down-Menü oben rechts neben Ihrem Benutzernamen). Sie können den Benutzer an den folgenden nicht personalisierten Standardangaben identifizieren:

  • Vorname: Proactive
  • Nachname: Reporting
  • E-Mail: noname@dhl.com

Was ist nun zu tun?

Schritt 1: Personalisieren Sie den durch uns angelegten Benutzer.

  • Suchen Sie den durch uns angelegten Benutzer über den Bereich "Benutzer verwalten" Ihres persönlichen Menüs.
  • Öffnen Sie den Benutzer zum Editieren, in dem Sie rechts auf das Bleistift-Symbol klicken.
  • Tragen Sie einen Vor- und einen Nachnamen sowie eine gültige E-Mail-Adresse in die dafür vorgesehenen Felder ein.
  • Notieren Sie sich den vorgegebenen Benutzernamen, da Sie diesen für Ihre spätere Anmeldung im GKP benötigen.
  • Klicken Sie anschließend unten links auf den Button "E-Mail für Passwort senden".
  • Speichern Sie Ihre Änderungen, in dem Sie unten rechts auf den Button "Übernehmen" klicken.
  • An die von Ihnen im Benutzer hinterlegte E-Mail-Adresse wird nun eine E-Mail versendet, die einen Link zur Vergabe eines Passworts enthält. Klicken Sie auf diesen Link.
  • Sie gelangen anschließend auf eine Seite, auf der Sie das Passwort für den Benutzer festlegen können.
  • Nach der Vergabe des Passwortes melden Sie sich bitte an.
  • Wichtig: Halten Sie danach durch regelmäßige Logins Ihren Benutzeraccount aktiv. Nach sechs Monaten Inaktivität wird Ihr Benutzer automatisch gesperrt.

 

Schritt 2: Prüfen Sie die Reportkonfigurationen, die wir aus dem Altsystem in den durch uns angelegten Benutzer übernommen haben.

  • Nachdem Sie sich mit dem nun personalisierten Benutzer im GKP angemeldet haben, wechseln Sie bitte über die Navigation des GKP in den Bereich "Rechnungen & Reports -> Proactive Reports".
  • Im Bereich "Berichte verwalten" finden Sie die hinterlegte Reportkonfiguration.

Die Reports sind korrekt, jedoch ist das hinterlegte SFTP-Verzeichnis falsch oder es ist nicht das korrekte Verzeichnis auswählbar?
Sie können die Reports dennoch über das GKP abrufen. Gehen Sie dazu in den Bereich "Rechnungen & Reports -> Proactive Reports -> Reports herunterladen". Sofern das von Ihnen gewünschte SFTP-Verzeichnis nicht zur Auswahl steht, wenden Sie sich bitte an Ihre vertriebliche Ansprechperson. Ihre persönlichen Kontakte finden Sie unten auf der Startseite des GKP.

Schritt 3: Entscheiden Sie sich für eine Option, wie Sie die Reportkonfigurationen des durch uns angelegten Benutzers weiterverwenden möchten.

Option 1: Legen Sie die Reportkonfigurationen für einen von Ihnen bereits verwendeten GKP-Benutzer neu an (empfohlen).

Um für die Reportkonfigurationen nicht über einen zusätzlichen Benutzer gehen zu müssen, empfehlen wir Ihnen, diese auf einen bereits bestehenden, aktiv von Ihnen genutzten GKP-Benutzer zu übertragen.

Die Neuanlage unter einem aktiv genutzten Benutzer bringt den Vorteil mit sich, dass Sie damit die Gefahr einer Benutzersperre aufgrund von Inaktivität (nach 120 Tagen) und das damit einhergehende Aussetzen der Reportgenerierung umgehen.

Die Neuanlage der Reportkonfigurationen kann leider nur manuell erfolgen. Ein Kopieren von einem Benutzer auf einen anderen ist leider nicht möglich.

Option 2: Verwenden Sie dauerhaft den durch uns angelegten und durch Sie personalisierten Benutzer.

Natürlich können Sie auch dauerhaft den durch uns angelegten und durch Sie personalisierten Benutzer verwenden, um die darin hinterlegten Reportkonfigurationen zu verwenden und Veränderungen an diesen vornehmen zu können.

Bitte beachten Sie dabei jedoch, dass Sie sich regelmäßig (mindestens alle 120 Tage) einmal mit diesem Benutzer im GKP anmelden müssen, um seine Sperrung zu verhindern.
 

(Optional) Schritt 4: Sofern Sie die Reportkonfigurationen in einen anderen Benutzer übertragen, löschen Sie den durch uns angelegten Benutzer.

Sofern Sie sich in Schritt 3 für Option 1 entscheiden, löschen Sie bitte den durch uns angelegten Benutzer, nachdem Sie die Reportkonfigurationen in einem anderen Benutzer neu angelegt haben.


Wo finden Sie Hilfe zu Reportkonfigurationen und weiteren Themen rund um das GKP?
Allgemeine Informationen und Hilfestellungen zur Funktion "Proactive Reporting", der Benutzerverwaltung im GKP und vielen anderen GKP-Inhalten finden Sie nach Klick auf das Fragezeichen-Icon oben rechts auf den einzelnen Seiten des Portals.

Am Samstag, den 22.06.2024, wurde eine neue Version für die Funktion "Proactive Reporting" ausgerollt.

Damit sind die bereits angekündigten Neuerungen rund um die Funktion "Proactive Reporting" live gegangen (siehe hierzu auch "Meine Nachricht" vom 18.06.2024).

Neben diesen Änderungen des Berechtigungsmodells wurden folgende funktionalen Änderungen umgesetzt:

Die Funktion "Proactive Reporting" wurde vollständig überarbeitet. Zu den Features gehören die Einführung von Berechtigungsstufen und die Möglichkeit, optionale Reportempfänger zu konfigurieren.

Über die Berechtigungsstufe wird festgelegt, welche Sendungsdetails der Benutzer direkt einsehen kann:

  • "Geschützte Sendungsdetails sind in Reportdateien nicht enthalten" (z.B. Empfängeradresse)
  • "Alle Sendungsdetails sind in Reportdateien enthalten".

Neu ist, dass Reports damit nun auch auf ohne geschützte Sendungsinformationen erstellt werden können. Diese Änderung unterstützt den Grundsatz der Datenminimierung und ist Voraussetzung dafür, dass eingeschränkte Daten über eine Bevollmächtigung auch an anderen EKPn freigegeben werden können.

Was ist zu beachten?

  • Alle Berechtigungen und aktiven Reports wurden übernommen. Für die Reports wird die Berechtigungsstufe zur Anzeige aller Sendungsdetails - auch geschützter - angewandt.
  • Es werden in der Reportkonfiguration nur die Abrechnungsnummern hinterlegt, die für die Ansicht geschützter Informationen qualifiziert sind. Die bevollmächtigten Abrechnungsnummern werden zwar konfiguriert, aber nicht automatisch in bestehende Reportkonfigurationen übernommen.

Mit Aktivierung des neuen Berechtigungskonzeptes wurden am Samstag, 22.06.2024 alle Kundenadministratoren im GKP (Bevollmächtigungsgeber) per E-Mail über die Übernahme bereits bestehenden Bevollmächtigungen aus dem Altsystem informiert. Alle Kundenadministratoren erhielten dazu eine E-Mail mit dem Betreff "Post & DHL Geschäftskundenportal - Übernahme einer bestehenden Bevollmächtigung für Proactive Reporting".

Im Falle von Reklamationen bezüglich fehlender Reportdateien und Bevollmächtigungen oder sonstige Themen im Zusammenhang mit Ihren Reportkonfigurationen kontaktieren Sie bitte Ihren vertrieblichen Ansprechpartner bei DHL.

Reports

Kennzahlen

  • monatlich abgerechnete Sendungsmengen & Retouren & Services
  • differenziert nach Produkten
  • Differenzierung der Sendungsmengen DHL Paket International / DHL Europaket
  • (nach Zielländern für die TOP25 Länder)
  • mit Vorjahresvergleich
  • Anteil der am nächsten Werktag ausgelieferten Sendungen (E+1 kum.)
  • Anteil der innerhalb von 2 Tagen ausgelieferten Sendungen (E+2 kum.)
  • durchschnittliche Laufzeit in Tagen
  • nur für nationale Sendungen
  • Anzahl der kontierten Reklamationen je Monat
  • differenziert nach der Art der Reklamation: nicht auffindbare Sendungen (Verluste) / beschädigte Sendungen (inkl. Teilverluste) / Nachnahmebetrag
  • Reklamationsquote

Hinzugebuchte Services, national/international

FAQ

Ja, im DHL Versandmonitor werden Ihnen alle Kennzahlen (Sendungsmengen, Laufzeiten, etc.) auch rückwirkend für alle bisherigen Monate des aktuellen Kalenderjahres angezeigt. Bei Ihren nationalen und internationalen Sendungs- und Retourenmengen sind zusätzlich noch die aggregierten Mengen des Vorjahres sowie ein Vorjahresvergleich ausgewiesen.

Beispiel: Im DHL Versandmonitor für Juli werden die monatlichen Kennzahlen für Januar bis einschließlich Juli ausgewiesen, um die Entwicklung im Zeitverlauf darzustellen.

Nein, der DHL Versandmonitor wird derzeit nur auf Monatsbasis für Sie erstellt.

Im Post & DHL Geschäftskundenportal steht Ihnen der DHL Versandmonitor des jeweiligen Vormonats zur Verfügung. Im Report werden zu allen Kennzahlen die Werte aller bisherigen Monate des aktuellen Kalenderjahres angezeigt.

Beispiel: Im Juli-Report sind alle Kennzahlen für die Monate Januar bis einschließlich Juli enthalten. Es ist daher sinnvoll, den Dezember-Report zwecks jährlicher Archivierung lokal abzuspeichern.

Im DHL Versandmonitor werden die im jeweiligen Monat vom DHL Kundenservice erfassten Fälle (für die im jeweiligen Monat gehaftet wurde) je Kategorie - Verlust, Beschädigung, Nachnahme - ausgewiesen.

In der Übersicht "Services" werden grundsätzlich alle nationalen und internationalen Services angezeigt. Die Anzeige richtet sich nach der Abrechnung der DHL Services.

Die TOP25 Länder ergeben sich aus der kumulierten Jahresmenge je Zielland (absteigend sortiert).

Wurde in weniger als 25 Länder verschickt, werden selbstverständlich alle Länder (in die versendet wurde) im Report angezeigt.

Versendungsnachweis / Gelangensbestätigung

Ja, nach Ihrer Aufschaltung müssen Sie noch einmalig Ihren individuellen Report konfigurieren.

Unter dem Menüpunkt "Verfolgen" oben in der Navigationsleiste erhalten Sie in der folgenden Navigation den Punkt "Proactive Reports" zur Auswahl. Dort müssen Sie unter dem Punkt "Neuer Bericht", den Berichtstyp "Versendungsnachweis_EKP_ACC" auswählen.

Die Konfiguration erfolgt durch die Angabe eines Berichtsnamens (z.B. "Versendungsnachweis") und die Auswahl der gewünschten EKP und/oder Abrechnungsnummern, die für diesen Report betrachtet werden sollen. Durch die Auswahl "Anhang: Sendungsdaten in MS Excel-Format" erhalten Sie neben dem PDF-Anschreiben auch eine Exceltabelle mit allen Sendungen inklusive Sendungsdetails, die auch im Anschreiben aufgeführt sind.

Wurde der Report einmal konfiguriert, kann dieser jederzeit unter dem Punkt "Meine Berichte" wieder ausgewählt werden. Des weiteren können Sie auch die Konfiguration jederzeit bearbeiten.

Der Report wird monatlich generiert. Der Reportlauf stellt dabei zum Ende des aktuellen Monats den Report mit den Sendungsdaten des Vormonats zur Verfügung.

Beispiel: Der Reportlauf von Februar 2017 erstellt einen Report mit Sendungsdaten von Januar 2017.

Bitte beachten Sie:

Der für Sie erstellte Report steht Ihnen jeden Monat spätestens zum letzten Werktag (frühestens aber zum 15.) unter "Verfolgen" zum Download bereit. Ihr Report ist somit also nicht automatisch ab Mitte des Monats verfügbar.

Die Konfiguration Ihres Reports ist nur initial notwendig. Alle folgenden Reports werden dann automatisch erstellt.

Damit die gewünschten EKP und/oder Abrechnungsnummern im aktuellen Reportlauf berücksichtigt werden, muss die Konfiguration des Reports vor dem 15. des aktuellen Monats erfolgen. Eine einmal erstellte und aktive Konfiguration wird für jeden Reportlauf genutzt und muss nicht jeden Monat erneut konfiguriert werden.

Der Download eines erstellten "Versendungsnachweises" erfolgt über den Zugang zum Post & DHL Geschäftskundenportal, für den der Report aufgeschaltet und konfiguriert wurde. Unter dem Menüpunkt "Verfolgen" erhalten Sie die Reports in der linken Navigation unter dem Punkt "Reports herunterladen". Dort werden tabellarisch alle derzeit verfügbaren Proactive-Reports automatisch gelistet.

Durch das Anklicken des Berichtsnamens wird der Download des gewünschten Reports gestartet. Durch Auswahl der vorangestellten Checkboxen und dem Button "Ausgewählte Berichte herunterladen" können mehrere Reports gleichzeitig heruntergeladen werden.

Alle Proactive-Reports werden aktuell 65 Tage zum Download angeboten. Dabei ist ausschlaggebend, wann ein Report erstellt wurde. Dies kann in der Downloadtabelle unter "Reports herunterladen" am Zeitstempel eingesehen werden.

Dies könnte mit einem Kompatibilitätsproblem beim Microsoft Internet Explorer zusammenhängen.

Das Post & DHL Geschäftskundenportal bzw. die darin eingebetteten Funktionen von "Verfolgen" für Geschäftskunden sowie, Proactive als Voraussetzung des Versendungsnachweises, sind für den Internet Explorer 6 und 7 optimiert. Mit dem Internet Explorer ab Version 8 kann es dagegen zu Darstellungsfehlern kommen (Kompatibilitätsprobleme). Daher hat Microsoft die sogenannten "Kompatibilitätsansicht" eingeführt, die solche Fehler vermeiden soll.

Bei aktivierter Kompatibilitätsansicht für DHL.de wird u. a. die tabellarische Anzeige der Reports, die derzeit zum Download bereitstehen, nicht angezeigt. Ein Download der aktuellen Reports ist dann nicht möglich.

Folgendermaßen können Sie die Kompatibilitätsansicht im Internet Explorer deaktivieren:

  1. Öffnen Sie Ihren Internet Explorer
  2. Tippen oder klicken Sie auf Extras und anschließend auf Einstellungen der Kompatibilitätsansicht.
  3. Entfernen Sie einen eventuell bereits vorgenommen Eintrag "DHL.de" oder "dhl-geschaeftskundenportal.de" von der Liste der Websites. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Aktualisierte Websitelisten" von Microsoft einbeziehen, und tippen oder klicken Sie dann auf Schließen.
  4. Die Seite und damit auch der Report werden nun korrekt dargestellt.

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