Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt, übermittelt, empfangen, verarbeitet und gespeichert wird, wobei spezifische strukturierte Datenformate verwendet werden. E-Rechnungen sind während ihres gesamten Lebenszykluses digital, von der Ausstellung bis zur Archivierung. Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Sie ist ein standardisiertes elektronisches Format, das direkt von Systemen gelesen und verarbeitet werden kann - schnell, sicher und EU-weit einheitlich.

PDF-Rechnungen, die typischerweise per E-Mail versendet werden, sind keine E-Rechnungen. PDF-Rechnungen können nicht automatisch verarbeitet werden, da sie nicht in einem strukturierten Format gesendet werden. Papierrechnungen, selbst wenn sie in ein digitales Format umgewandelt werden, sind keine E-Rechnungen, da sie nicht elektronisch ausgestellt wurden.

• 01.01.2025: Pflicht zur Fähigkeit, E-Rechungen zu Empfangen und zu Verarbeiten

• 01.01.2027: Pflicht zur Ausstellung - PDF & Papier werden nicht mehr akzeptiert
• Ab 2027: Nur noch E-Rechnungen im B2B & B2G erlaubt

Formate: PEPPOL BIS 3.0 (Europäisches Format), ZUGFeRD & X-Rechnung (Deutsches Format)

Übertragung: über PEPPOL-ID, E-Mail

Norm: EN 16931

PEPPOL (Akronym für Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein gemeinsames Rahmenwerk für den sicheren grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Das ursprüngliche Ziel des Rahmenwerks im Jahr 2008 war es, den Handel zwischen europäischen Regierungen zu erleichtern. Heute hat sich PEPPOL weit über dieses ursprüngliche Ziel hinaus entwickelt, und das übergeordnete Ziel ist nun, einen einfachen und sicheren Austausch elektronischer Dokumente zwischen öffentlichen und privaten Einrichtungen weltweit zu ermöglichen.

PEPPOL ist keine Plattform für den Dokumentenaustausch, sondern ein Netzwerk, das die vielen bestehenden Plattformen verbindet, die bereits von Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen genutzt werden. Es handelt sich um eine IT-Infrastruktur, die es ermöglicht, Nachrichten an andere Systeme zu senden, die ebenfalls mit dem Netzwerk verbunden sind.

Das PEPPOL-Netzwerk ist ein Rahmenwerk für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten über Ländergrenzen hinweg.

Das "PEPPOL BIS" (Business Interoperability Specifications)-Format definiert, wie Dokumente innerhalb dieses Netzwerks strukturiert und ausgetauscht werden sollen.

Ab dem 1. Januar 2026 sind Unternehmen verpflichtet, ein im E-Invoicing gültiges Format zu empfangen. Das PEPPOL BIS Format ist eines der gültigen Formate.

Strukturierte elektronische Rechnungen müssen in Formaten vorliegen, die mit den europäischen Normen kompatibel sind, insbesondere dem PEPPOL BIS-Format gemäß der europäischen Norm (EN16931). X-Rechnung, ZUGFeRD, PEPPOL BIS Billing 3.0 (Verwendet UBL 2.1 XML als Syntax damit konform)

Die europäische Norm (EN16931) definiert das semantische Datenmodell für die elektronische Rechnungsstellung in Europa und legt Anforderungen für strukturierte elektronische Rechnungen fest, um Konsistenz und Interoperabilität zwischen Systemen sicherzustellen.

Nein, Unternehmen sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet, PEPPOL zu verwenden. Die Unternehmen müssen nur in der Lage sein ein Format im E-Rechnungs konformen Standard zu erhalten und zu verarbeiten.

• Versand über das PEPPOL-Netzwerk (empfohlen)

• Versand per E-Mail

PEPPOL richtet sich in erster Linie an Unternehmen und öffentliche Behörden für elektronische Rechnungsstellung und Beschaffung. Privatpersonen können zwar Transaktionen mit Unternehmen über PEPPOL durchführen, es besteht jedoch keine gesetzliche Verpflichtung für Privatpersonen, das System zu nutzen.

Ein Access Point ist ein anerkannter Dienstleister, der den Austausch elektronischer Dokumente zwischen Geschäftspartnern über das PEPPOL-Netzwerk ermöglicht und als sichere Schnittstelle für die Übertragung von Dokumenten fungiert. Für die Nutzung des PEPPOL-Netzwerkes ist eine PEPPOL-ID notwendig.

Für Deutschland wird in PEPPOL üblicherweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt IdNr.) als Basis verwendet.

Prefix (Beschreibung des Datensatz mit einem festgelegten Code) + Datensatz.

Prefix Beispiel: 9930: (Kennung für deutsche VAT-Nummern im PEPPOL-System)

Das Prefix beschreibt den Wert welcher nach dem Kenner für die Zuordnung erfolgt.

In dem Fall von 9930: erfolgt die VAT-ID und bildet die vollständige PEPPOL-ID.

Mehr Codes - OpenPEPPOL eDEC Code Lists - Aktuell 80, jedoch können diese jederzeit angepasst werden, da die Formate sich immer weiterentwickeln.

Unternehmen können einen Access Point nutzen, der mit dem PEPPOL-Netzwerk verbunden ist, um strukturierte elektronische Rechnungen zu senden und zu empfangen. Dies stellen Interoperabilität und die Einhaltung der erforderlichen Standards sicher.

Ja, elektronische Rechnungen können durch Verschlüsselung und sichere Übertragungsprotokolle geschützt werden, um sensible Daten während des Austauschs zu sichern.

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung sind höhere Effizienz, kürzere Bearbeitungszeiten, geringere Kosten, verbesserte Genauigkeit, bessere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und optimiertes Cashflow-Management.

PDF-Rechnungen können Kunden weiterhin zu Informationszwecken bereitgestellt werden und zusätzliche Informationen enthalten. Rechtlich gültig ist jedoch nur die Nachrichten nach Norm (EN16931)

Kunden können ebenfalls mit einem anerkannten Access Point zusammenarbeiten, um eine PEPPOL-ID zu erhalten. So können sie elektronische Dokumente gemäß PEPPOL-Standards senden und empfangen. Der DHL-Access Point liefert die XML-Datei an den Access Point des Empfängers. Es liegt am Kunden, festzulegen, wer welche Daten nach Empfang erhält. Grundlegend muss der Kunde in der Lage sein die E-Rechnung nach (EN16931) zu erhalten und zu verarbeiten.

Der PEPPOL-E-Invoicing-Prozess wird zusätzlich zu bestehenden Methoden wie MyBill und EDI eingeführt. Bestehende MyBill-Setups oder EDI-Verbindungen bleiben unverändert.

Die PEPPOL-Datei von DHL Express ist ein standardisiertes Format für alle Kunden. Anpassungen sind nicht vorgesehen.